Advertise

August 30, 2017

Tips Agar Menang Tender

Menang Tender merupakan harapan dan impian terbesar bagi semua kontraktor, kenapa tidak?. Dengan menang tender anda dapat menjalankan roda perusahaan anda, keuntungan yang kita dapat bisa digunakan untuk berbagai keperluan perusahaan, semisal menggajih karyawan, investasi alat, investasi quari serta dapat digunakan untuk keperluan lainnya.

Sebelum anda mengikuti tender/lelang suatu proyek, khusunya proyek pemerintah banyak hal yang harus anda lakukan, agar biaya yang di keluarkan untuk membuat penawaran tersebut tidak sia-sia atau rugi. Sebab dalam mengikuti tender/lelang tidak dapat di pastikan siapa atau perusahaan apa yang pasti menjadi pemenang, karena banyak faktor yang mempengaruhi penetapan pemenang dalam suatu tender tersebut.

Ok, berikut Tips Agar kita dapat memenangi tender.suatu proyek :

Dokumen Administrasi
  1. Sebelum melakukan penawaran, silakan mendownload terlebih dahulu dokumen pelelangan di situs LPSE, masuk ke akun perusahaan, pilih paket dan download.
  2. Setelah melakukan proses download dokumen penawaran, silakan dipelajari schedule/jadwal proses pelelangan, berapa lama waktu yang diberikan sampai waktu terakhir upload dokumen penawarannya,dll.
  3. Selanjutnya setelah melihat jadwal pelelangan, anda lanjutkan untuk membuka dokumen lelangnya dan pelajari Lembar Data Pelelangan (LDP) dan Lembar Data Kualifikasi (LDK). serta dokumen lain yang terkait.
  4. Pertimbangkan kemampuan Dasar perusahaan anda, apakah perusahaan anda memiliki KD (kemampuan dasar) yang cukup untuk mengikuti lelang tersebut?. Rumusnya adalah nilai pengalaman tertinggi dikalikan 3, dan apakah sub bidangnya sesuai dengan persyaratan lelang? silakan teliti dengan seksama. Kita harus mampu memenuhi keinginan yang dipersyaratkan di dalam dokumen Lelang.
  5. Lihat Daftar kebutuhan personil yang diperlukan dalam dokumen lelang serta persyaratannya, bandingkan dengan personil yang perusahaan anda miliki. Jika personil tidak lengkap, atau persyaratan lainya tidak lengkapnya semisal (KTP, SKA, Ijasah, NPWP, Refrensi Pengalaman, dll tidak anda miliki, sebaiknya anda mundur dari proses pelalangan tersebut. Sebab jika menyewa akan memakan biaya penawaran yang lebih besar, dan jika kita paksakan personil ada tersebut tidak sesuai dengan persyaratan didalam dokumen lelang sudah pasti penawaran anda pasti digugurkan. Tetapi jika lengkap silakan lanjutkan dengan langkah berikutnya.
  6. Lihatlah Daftar Kebutuhan Alat dan persyaratan lainya di dalam dokumen lelang, bandingkan dengan aset atau alat yang perusahaan anda miliki. Jika peralatan tidak lengkap, atau banyak tidak lengkapnya, silakan minta dukungan dengan perusahaan lain, jika tidak sanggup memenuhi peralatan sesuai dokumen lelang, sekali lagi silakan mundur dari proses pelalangan tersebut, sebab jika anda memaksakan ikut, penawaran anda sudah pasti akan digugurkan. (peralatan biasanya harus dibuktikan dengan kwitansi, stnk, invoice, surat perjanjian sewa, surat jual beli, dan lain-lain). Jika lengkap silakan lanjutkan dengan langkah selanjutnya.
  7. Jika poin 1-6 dapat anda penuhi, silakan anda melanjutkan untuk membuat administrasi Penawaran. 
  8. Sambil membuat administrasi penawaran, alangkah baiknya jika anda melakukan survey lapangan, tujuan dari survey lapangan adalah mengumpulkan data sebanyak-banyaknya, mulai dari informasi harga upah, harga material, akses ke lokasi pekerjaan, lokasi base camp, serta masalah sosial dilokasi proyek tersebut. 
  9. Dengan data tersebut anda dapat membuat rencana anggaran pembiayaan pelaksanaan pekerjaan yang lebih detail dan rinci. Setelah selesai membuat Rencana Anggaran Pembiayaan (RAP) coba bandingkan dengan pagu dana proyek yang akan kita ikuti jika ada selisih antara pagu dana dengan rencana anggaran pembiayaan yang telah dibuat oleh tim teknis tersebut silakan anda untuk melanjutkan pembuatan Jaminan Penawaran dan dukungan Bank, dari sini dapat kita ambil kesimpulan bahwa proyek tersebut layak untuk kita ikuti dan kita menangkan. 
  10. Untuk pembuatan surat keterangan dukungan bank, pihak bank biasanya meminta biaya 3 % dari x (10 % dari pagu dana). sekarang banyak Unit Layanan Pengadaan meminta bahwa jaminan penawaran harus benar-benar jaminan penawaran, bukan hanya sekedar administratif. sedangkan keterangan dukungan bank sama yang dengan jaminan penawaran, yaitu memiliki surat keterangan dukungan keuangan dari bank pemerintah/swasta untuk mengikuti pengadaan pelelangan tersebut sebesar paling kurang 10% (sepuluh perseratus) dari nilai Paket (HPS), akan dilakukan konfirmasi Faktual secara resmi terhadap Dukungan Bank tersebut kepada Bank penerbit, sehingga tidak hanya sebagai kelengkapan surat penawaran/memenuhi persyaratan Administrasi Pelelangan belaka akan tetapi merupakan Dukungan Keuangan Riil dari Bank tanpa syarat-syarat (hasil konfirmasi Faktual Dapat Menggugurkan Penawaran, jika hanya sebagai kelengkapan Administrasi saja atau bersyarat. 

Dokumen Teknis dan Harga
  1. Pedoman untuk melakukan penawaran harga adalah Rencana anggaran pembiayaan (RAP) yang telah kita buat berdasarkan survey lapangan. Dari data inilah kita dapat menentukan nilai tawar kita, berapa persen (%) dari Pagu Dana yang harus kita turunkan. saran saya adalah tawarlah pekerjaan tersebut serendah-rendahnya (mengacu kepada RAP yang telah kita buat). Sebab dengan menawar serendah-rendahnya peluang kita menjadi peringkat satu (1) khusus penawaran harga menjadi lebih besar, tinggal penawaran administrasi dan teknis.
  2. Buatlah secara teliti surat penawaran harga, analisa harga satuan, rencana anggaran biaya, daftar harga bahan dan upah (ingat jangan sekali-kali menurunkan harga upah, sebab jika upah yang anda tawarkan dibawah UMR, penawaran anda pasti akan digugurkan). 
  3. Buatlah Schedule (jadwal dan waktu pelaksanaan) dengan hati-hati dan teliti jangan sampai schedule yang kita buat waktunya melebihi waktu yang ditetapkan dalam dokumen lelang. misal waktu penyelesaian pekerjaan dalam dokumen lelang tersebut 180 hari kalender, sedangkan anda membuat schedule rencana penyelesaian pekerjaan tersebut 185 hari, tentu anda pasti akan digugurkan.
  4. Buatlah Metode Pelaksanaan, metode pelaksanaan yang menggambarkan pekerjaan yang akan dilaksanakan, buatlah metode tersebut sedetail mungkin (ingat metode pelaksanaan tidak sama denga speksifikasi) metode pelaksnaan harus lebih rinci lagi dari speksifikasi.
  5. Setelah selesai penawaran anda silakan anda print dan priksa lagi lebih seksama, agar tidak ada kesalahan-kesalahan sekecil apapun. Sebab sekecil apapun kesalahan yang telah kita buat akan menjadi celah panitia/pokja untuk menggurkan penawaran kita.
  6. Jika sudah tidak ditemukan lagi kesalahan selanjutnya silakan upload dokumen penawaran anda. (saran saya upload penawaran satu hari sebelum batas akhir upload dokumen penawaran, sebab jika anda upload mendekati batas akhir sering terjadi kegagalan upload)
  7. Jika setelah diumumkan penawaran harga anda peringkat satu (1) dan anda merasa tidak ada yang salah dalam dokumen penawaran anda, berarti andalah pemenang tender tersebut, tetapi jika penawaran anda digugurkan, sebaiknya anda langsung daftarkan kasus anda ke pengadilan terdekat, sebab sanggah hanya membuang waktu dan energi.

Tips Upload Penawaran

  1. Gabung semua folder penawaran yang akan di‐upload ke dalam satu folder tersendiri agar tidak ada file yang tertinggal;
  2. Pastikan  folder  penawaran  yang  akan  dikirim  dalam  kondisi  baik,  misalnya  tidak mengandung virus, dokumen dapat dibuka dan terbaca dengan baik;
  3. Pastikan file penawaran diberi nama dengan baik, misalnya Surat_Penawaran_Harga.pdf;
  4. Gunakan tipe data yang paling sesuai dengan informasi yang diungkapkan, misal untuk hitungan memakai excell;
  5. Jika tipe data Anda berupa gambar, Anda dapat memperkecil ukuran file gambar tersebut dengan bantuan aplikasi lain;
  6. Gunakan   Apendo   Penyedia   TERBARU   yang   dapat   di‐download   dari   portal   LPSE ;
  7. Jika   kesulitan   untuk   men‐download   Apendo   Penyedia,   dapat   membuka   petunjuk penggunaan dengan cara klik F1 pada keyboard atau bertanya ke helpdesk LPSE 

Tips menggunakan aplikasi enskripsi APendo

  1. Gabung semua folder penawaran yang akan di‐upload ke dalam satu folder tersendiri agar tidak ada file yang tertinggal;
  2. Pastikan  folder  penawaran  yang  akan  dikirim  dalam  kondisi  baik,  misalnya  tidak mengandung virus, dokumen dapat dibuka dan terbaca dengan baik;
  3. Pastikan file penawaran diberi nama dengan baik, misalnya Surat_Penawaran_Harga.pdf;
  4. Gunakan tipe data yang paling sesuai dengan informasi yang diungkapkan, misal untuk hitungan memakai excell;
  5. Jika tipe data Anda berupa gambar, Anda dapat memperkecil ukuran file gambar tersebut dengan bantuan aplikasi lain;
  6. Gunakan   Apendo   Penyedia   terbaru   yang   dapat   di‐download   dari   portal   LPSE 
  7. Jika   kesulitan   untuk   men‐download   Apendo   Penyedia,   dapat   membuka   petunjuk penggunaan dengan cara klik F1 pada keyboard atau bertanya ke helpdesk LPSE 
  8. Apendo merupakan aplikasi yang terpisah dari portal LPSE;
  9. Apendo memiliki fungsi enskripsi, yaitu bentuk pengamanan terhadap dokumen penawaran dengan cara merubah (encoding) data tersebut menjadi bentuk lain sehingga orang yang tidak berhak tidak dapat mengetahui maupun mengubah isinya;
  10. Apendo mengenkripsi folder;
  11. Ukuran maksimal hasil enkripsi yang dapat diupload adalah 500 Mb;
  12. Apendo   mampu   melakukan   kompresi   data,   sehingga   Anda   tidak perlu   lagi mengkompres file penawaran dengan aplikasi lain seperti WinZip/WinRAR;
  13. Ketika melakukan proses enkripsi dan upload, pastikan file penawaran diambil dari harddisk (internal maupun eksternal) dan BUKAN dari media lain seperti flashdisk;
  14. Melakukan proses enkripsi dan upload file penawaran langsung dari flashdisk dapat memperpendek usia flashdisk, memeprlambat proses enkripsi dan upload, serta mengakibatkan file penawaran Anda rusak;
  15. Ketika  melakukan  proses  enkripsi,  pastikan  identitas  digital  dan  kunci  publik dokumen tidak tertukar;
  16. Pengiriman  file  penawaran  menjelang  akhir  tahap  pemasukan  dokumen  penawaran dapat mengakibatkan gagal upload;
  17. Upload  ulang  file  penawaran  menyebabkan  file  yang  telah  di‐upload  sebelumnya terhapus secara otomatis;
  18. Jika ingin melakukan revisi dokumen penawaran, Anda dapat mengirim file penawaran yang telah direvisi dengan kembali kelangkah nomor 1;

Sekian Tips menang lelang saya tulis, tahap-tahapn ini wajib kita ikuti agar anda dapat menang setiap mengikuti tender dan biaya yang telah anda keluarkan tidak sia-sia, contoh ketika anda terlebih dahulu membuat jaminan penawaran dan dukungan bank, padahal, personil atau alat tidak lengkap, tentu sangat disayangkan biaya yang yang telah anda keluarkan untuk membuat jaminan penawaran dan dukungan bank tersebut.


NEXT ARTICLE Next Post
PREVIOUS ARTICLE Previous Post
NEXT ARTICLE Next Post
PREVIOUS ARTICLE Previous Post
 

Delivered by FeedBurner