Laporan-Laporan Kontraktor
Laporan Kontraktor merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan yang disusun pada periode-periode tertentu selama masa pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel.
 |
| Laporan-laporan Kontraktor |
Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian, pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan terhadap akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek maupun hasil pekerjaan tersebut. Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan sejarah pelaksanaan konstruksi.
LAPORAN HARIAN
Pelaksana proyek harus membuat buku harian yang mencacat seluruh rencana dan realisasi kegiatan pekerjaan yang selanjutnya akan dipakai sebagai bahan penyusunan lapran harian. Laporan harian ini mencakup informasi harian mengenai semua kelengkapan yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan, realisasi kemajuan pekerjaan, perbandingan antara realisasi pekerjaan terhadap rencana kerja, dan permasalahan yang ada, yang antara lain terdiri dari:
- Tenaga kerja: tugas, penempatan, dan jumlah;
- Bahan: jenis dan jumlah;
- Peralatan: jenis, kapasitas, jumlah, dan kondisi;
- Perubahan desain, gambar rencana;
- Perintah dan persetujuan untuk melaksanakan pekerjaan;
- Realisasi pekerjaan, termasuk perbandingan dengan rencana terhadap jenis dan kuantitas pekerjaan terlaksana;
- Cuaca dan kondisi alam yang mempengaruhi pelaksanaan;
- Dokumentasi foto hasil pelaksanaan pekerjaan, yang diambil dari satu titik tetap untuk satu obyek yang sama;
- Permasalahan yang mempengaruhi produksi pekerjaan.
Dari laporan harian harus dapat diperoleh informasi sebab-sebab terjadinya keterlambatan pekerjaan.
Sebagai tambahan, laporan harian ini merupakan dasar bagi penyusunan pelaporan lainnya. Oleh karena itu, suatu laporan harian yang lengkap dan akurat akan sangat bermanfaat untuk keperluan penyusunan laporan mingguan.
LAPORAN MINGGUAN
Laporan mingguan berupa tabel perhitungan pencapaian kemajuan fisik pekerjaan
(volume dan bobot) setiap mata pembayaran selama satu minggu dengan memperbandingkan hasil tersebut terhadap Dokumen Kontrak, rencana kerja dan deviasi, hasil minggu yang lalu, dan kumulatif pencapaian kemajuan fisik terakhir.
Selain hal tersebut di atas, perlu dicantumkan juga mengenai hasil analisa atas identifikasi permasalahan yang telah dilakukan, dengan mengelompokkan permasalahan: personil, material, peralatan, dan metoda kerja, beserta upaya pemecahan permasalahan yang berupa tindakan nyata sesuai action plan yang telah ditetapkan dalam rapat mingguan.
Penyusunan laporan mingguan ini sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan akurasi laporan harian yang bersangkutan serta laporan mingguan sebelumnya.
LAPORAN BULANAN
Laporan bulanan secara umum merupakan rangkuman laporan mingguan yang berisi hasil kemajuan pekerjaan bulanan. Penyusunan laporan bulanan ini juga sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan keakurasian laporan mingguan yang telah disusun sebelumnya.
Secara garis besar, laporan bulanan merupakan rangkuman informasi mengenai kemajuan pelaksanaan pekerjaan bulanan secara teknis, finansial, dan manajemen, yang antara lain terdiri dari:
- Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan;
- Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan;
- Perbandingan realisasi dan rencana kemajuan pelaksanaan pekerjaan (kurva-S), serta deviasi yang terjadi;
- Sertifikat dan perincian pembayaran bulanan;
- Foto dokumentasi, rangkuman kondisi cuaca harian,
- Review design, CCO, dan perubahan Kontrak (bila ada);
- Rangkuman tentang berbagai permasalahan yang timbul beserta upaya pemecahannya sesuai dengan hasil penetapan dalam rapat bulanan. Seyogyanya, hal ini dibuat dalam suatu format yang berisi, antara lain:
- Rencana kerja, realisasi kemajuan pekerjaan, dan deviasi yang terjadi;
- Permasalahan yang timbul, beserta cara dan tingkat penyelesaiannya;
- Tindak lanjut penyelesaian permasalahan, yang mencakup penunjukan penanggung jawab dan batas waktu penyelesaian permasalahan.
TUGAS & TANGGUNG-JAWAB PEMBUAT LAPORAN
Setiap jenis laporan seperti tersebut di atas, kecuali laporan direksi teknis dan laporan akhir direksi pekerjaan, dibuat dengan melalui 3 (tiga) tahapan proses sebagai berikut:
- dibuat oleh penyedia jasa,
- diperiksa oleh direksi teknis, dan
- disetujui oleh direksi pekerjaan.
- Proses pembuatan laporan direksi teknis lebih sederhana, yaitu:
- dibuat langsung oleh direksi teknis, dan
- diperiksa untuk mendapat persetujuan direksi pekerjaan.
Untuk keperluan distribusi laporan, maka setiap laporan dibuat dalam jumlah rangkap tertentu, yaitu sebagai berikut:
ARSIP DOKUMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN
Semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan (direksi pekerjaan, penyedia jasa, direksi teknis, dan perencana), wajib menyimpan dan memelihara dokumen pelaksanaan pekerjaan selama umur rencana konstruksi atau maksimal 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak penyerahan akhir pekerjaan. Hal ini diperlukan untuk dapat memenuhi ketentuan-ketentuan dibawah ini:
UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi:
oSehubungan dengan kegagalan bangunan, maka pertanggungjawaban pihak- pihak yang terkait dalam pelaksanaan konstruksi (pemilik, perencana, pelaksana, dan pengawas) masih terus berlanjut setelah penyerahan akhir pekerjaan;
oJangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan tersebut ditentukan sesuai dengan umur rencana konstruksi dengan paling lama 10 (sepuluh) tahun sejak penyerahan akhir pekerjaan konstruksi.
PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi:
oKegagalan bangunan adalah merupakan keadaan dimana bangunan tidak dapat berfungsi, baik secara keseluruhan maupun sebagian ditinjau dari sisi teknis, manfaat, keselamatan dan kesehatan kerja, dan/atau keselamatan umum, sebagai kesalahan penyedia jasa dan atau pengguna jasa setelah penyerahan akhir pekerjaan konstruksi. Kegagalan bangunan dapat terjadi karena kesalahan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, ataupun pengelolaan; yang selanjutnya menjadi tanggungjawab masing-masing pihak.
oJangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan harus dinyatakan secara tegas dalam Dokumen Kontrak.
Dokumen pelaksanaan pekerjaan yang harus disimpan oleh direksi pekerjaan dan diserahkan kepada penyelenggara jembatan, antara lain terdiri dari:
- Dokumen kontrak, termasuk addendum/amandemen;
- Seluruh laporan pelaksanaan pekerjaan;
- Seluruh korespondensi selama pelaksanaan pekerjaan;
- Berita Acara pembayaran, beserta lampirannya;
- Berita acara dan notulen rapat;
- Foto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan (sebelum, sedang, selesai dikerjakan);
- Gambar terlaksana (as-built drawing);
- Laporan akhir.
Dokumen-dokumen tersebut di atas diperluan untuk kegiatan penyelenggaraan jembatan dalam hal-hal sebagai berikut:
- Catatan sejarah penanganan jembatan;
- Perencanaan, pemrograman, penganggaran;
- Pemeliharaan; dan
- Pengoperasian.
RUJUKAN LAPORAN KONTRAKTOR
Pada prinsipnya, pembuatan laporan telah diatur dan harus mengikuti ketentuan- ketentuan yang tercakup dalam berbagai keputusan sebagai berikut:
- Keppres No. 80/2003: Lampiran I, Bab II.D.2.c mengenai Laporan hasil Pekerjaan;
- Kepmen Kimpraswil No. 257/2004 mengenai Syarat-syarat Umum Kontrak, Bab mengenai Laporan Hasil Pekerjaan;
- Kepmen Kimpraswil No. 349/2004 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kontrak Jasa Pelaksanaan Konstruksi (Pemborongan), Bab VI Huruf R angka 12 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan
- Kepmen Kimpraswil No. 349/2004, Bab V.R.12 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan;
- UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi;
- PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi; dan Syarat Umum Dokumen Kontrak.