September 21, 2018

Administrasi dan Laporan-laporan Kontraktor

Laporan-laporan Kontraktor wajib dibuat khusunya proyek pemerintah, para kontraktor dituntut untuk tertib administrasi, tertib teknis dan tertib biaya. 

Pada kesempatan ini saya akan berbagi pengalaman sebagai kontraktor pada pekerjaan jalan di salah satu daerah pada Satuan Kerja Pelaksanaan Jalan Nasional (Satker) Wilayah X.

Paket pekerjaan tersebut adalah pekerjaan pelebaran jalan. Tertib administrasi adalah pesan penting yang disampaikan oleh Kasatker ketika rapat PCM, Beliau berpesan agar administrasi dan laporan-laporan wajib dibuat.

Sebab dengan administrasi proyek yang baik, beban kita menjadi ringan, jika di kemudian hari ada pemeriksaan baik dari Inspektorat Jendral, BPK, Jaksa dan pemeriksa lainnya kita sudah siap untuk verifikasi data. Jadi kontraktor tidak hanya dituntut teknisnya atau produknya saja, tetapi administrasi proyek juga penting untuk disiapkan.

Administrasi proyek merupakan hal yang penting dalam pelaksanaan proyek. Salah satu diantaranya adalah pembuatan laporan berkala.

Laporan berkala merupakan alat komunikasi resmi untuk menyampaikan segala sesuatu yang berhubungan dengan penyelengaraan proyek.

Tujuan dari pembuatan laporan berkala adalah membantu semua pihak dalam upaya memantau dan mengendalikan secara terus menerus dan berkesinambungan atas berbagai aspek  penyelenggaraan proyek dari awal sampai selesai.

Laporan berkala dibuat oleh kontraktor,disetujui oleh konsultan pengawas dan di ketahui oleh Direksi Teknis. Laporan berkala dipakai pihak kontraktor sebagai bahan utama dalam rapat intern kontraktor maupun rapat koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam proyek.


Berikut administrasi atau laporan-laporan yang harus disiapkan oleh kontraktor :
(list berikut disampaikan oleh pemeriksa dari BPK tahun 2016)

Administrasi :
  1. Dokumen Penawaran
  2. Pre Award Meeting (Rapat Pra Kontrak)
  3. SPBJ (Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa)
  4. Surat Penyerahan Lapangan oleh PPK
  5. Dokumen Kontrak
  6. Jaminan Pelaksanan
  7. Jaminan Uang Muka
  8. Asuransi Tenaga Kerja/ BPJS tenaga kerja
  9. Kalibrasi Alat (AMP, Timbangan dan lain-lain)
  10. Pre Construction Meeting/PCM (Rapat Pra Konstruksi)
  11. Schedule Awal
  12. Struktur Lapangan Organisasi Kontraktor
  13. Struktur Lapangan Pengguna Jasa
  14. Struktur Lapangan Konsultan Pengawas
  15. Buku Tamu
  16. Rencana Mutu Kontrak (RMK)
  17. Rencana Kesehatan dan Keselamatan Kerja Kontrak (RK3K)
  18. Jadwal Mobilisasi dan Berita Acara Mobilisasi
  19. JMF / Job Mix Formula (Rumusan Kerja) dibuat oleh laboran untuk masing-masing item pekerjaan
  20. DMF/Design Mix Formula (Disain campuran) dibuat oleh laboran independen untuk masing-masing item pekerjaan
  21. Berita Acara pengambilan sample (Agregat kasar/halus dll)
  22. Dokumen Rekayasa Lapangan
  23. Mutual Check
  24. Berita Acara serah terima lapangan
  25. Dokumentasi Awal Lapangan (Foto dan Video)
  26. Pembuatan Shop Drawing
  27. Hasil Pengukuran Asli
  28. Draft Technical Justification/DTJ (draft Jastifikasi Teknis)
  29. Berita Acara DTJ
  30. Berita Acara Addendum (CCO)
  31. Schedule Addendum 
  32. Asbuilt Drawing (Gambar akhir/final)
  33. PHO/Provisional Hand Over (Penyerahan Pertama Pekerjaan)
  34. FHO/Final Hand Over (Penyerahan Akhir Pekerjaan)
Laporan-laporan :
Sertifikat Bulanan 1
Syarat agar MC diproses dilampirkan data pendukung bulan nersangkutan sebagai berikut :
  1. Laporan Harian
  2. Request Lapangan
  3. Laporan Cuaca
  4. Laporan Mingguan
  5. Laporan Bulanan
  6. Laporan Triwulan
  7. Backup Data Quantity (laporan setiap bulan item pekerjaan bulan tersebut))
  8. Backup Data Quality (Laporan setiap bulan, semua item pekerjaan bulan tersebut)
  9. Laporan Dokumentasi (Laporan setiap Bulan semua item pekerjaan bulan tersebut)
dan bulan seterusnya sampai akhir kontrak

Data lain yang diminta :

  1. Scanan data Administrasi dan laporan
  2. Softcopy file asli data administrasi dan laporan-laporan.
Data administrasi dan laporan ini wajib dibuat oleh kontraktor, tentu data administrasi dan laporan ini menjadi penting sebagai bagian dari tertib administrasi, dan keterbukaan informasi publik.

Selain itu sebagai antisipasi jika sewaktu-waktu di lakukan pemeriksaan. karena dewasa ini pemeriksaan semakin ketat dan demi kenyamanan dan ketenangan semua pihak.

Untuk penjelasan masing-masing laporan di lain waktu akan saya coba bahas satu persatu. Kurang lebihnya artikel ini saya ucapkan terima kasih.
NEXT ARTICLE Next Post
PREVIOUS ARTICLE Previous Post
NEXT ARTICLE Next Post
PREVIOUS ARTICLE Previous Post

Popular Posts

 

Delivered by FeedBurner